自社でイベント会場設営を内製するメリットとデメリット

イベントの成功を左右する重要な要素の一つが、会場設営です。自社で会場設営を行うか、外注するかは、イベントの規模や予算、社内リソースなどを総合的に判断して決定します。

本章では自社でイベント会場設営を内製するメリットとデメリット、注意点について解説します。

自社設営のメリット

自社でイベント会場設営を行うメリットは以下の通りです。

・コスト削減：外注に比べて人件費や資材コストを抑えられる

・社内ノウハウの蓄積：設営のノウハウが社内に蓄積され、ノウハウの継承が容易になる 

・細部までのこだわり：自社のブランドイメージに合わせた細部までのこだわった設営が可能

・迅速な対応：設営中のレイアウト変更など、臨機応変な対応がしやすい

特に定期的にイベントを開催する企業にとっては、自社設営によるノウハウの蓄積は大きなメリットとなります。

自社設営のデメリット 

一方、自社設営にはいくつかのデメリットもあります。

・準備の負担増：設営に関わる事前準備や当日の運営に、社内リソースを割く必要がある

・専門性の不足：照明や音響など、専門的な知識が必要な設営には社内リソースでは対応が難しい

・機材の確保：設営に必要な機材を自社で用意する必要があり、保管場所の確保も必要

・スケジュール調整：設営スタッフのスケジュール調整が必要で、通常業務に影響が出る可能性がある

イベントの規模が大きくなるほど、自社設営のデメリットが大きくなる傾向にあります。

自社設営を行う際の注意点

自社設営を行う際は、以下の点に注意が必要です。

・入念な事前準備：設営スケジュールや必要な資材・機材を事前にリストアップし、万全の準備を整える 

・設営マニュアルの作成：設営手順をマニュアル化し、担当者の引き継ぎをスムーズにする

・安全面への配慮：機材の転倒や落下などの事故防止、避難経路の確保など安全面に十分配慮する

・設営スタッフの教育：設営スタッフに対して、設営手順や安全面での教育を事前に行う

以上の点に留意しつつ、自社の強みを活かした設営を行うことが、イベント成功のカギを握ります。

イベント会場設営を外注するメリットとデメリット

自社設営の内製化が難しい場合や、大規模なイベントの場合は、イベント会場設営を外部の専門業者に外注するという選択肢もあります。外注にもメリットとデメリットがありますので、両方の特徴を理解した上で、よく検討することが大切です。

外注のメリット

イベント会場設営を外注するメリットは以下の通りです。

・専門性の高い設営：照明、音響、装飾など、専門性の高い設営を任せられる

・最新機材の利用：外注先が保有する最新の機材を利用できる

・労力の削減：社内リソースを設営に割く必要がなく、本来の業務に集中できる

・スケジュールの柔軟性：外注先のスケジュールに合わせられるため、社内スケジュールの調整が不要

例えば大規模な展示会や国際会議など、高度な設営が求められるイベントでは外注が適しているといえます。

外注のデメリット

一方、外注にはいくつかのデメリットもあります。

・コスト増加：外注コストが発生するため、自社設営に比べてコストが高くなる傾向にある

・ブランドイメージの反映が困難：自社のブランドイメージを細部まで反映させるのが難しい

・コミュニケーションコストの増加：外注先とのコミュニケーションに時間と手間がかかる

・柔軟性の欠如：設営内容の変更や当日の微調整がしにくい

外注コストに見合うだけの価値が得られるかどうかを、よく検討する必要があります。

外注する際の注意点

イベント会場設営を外注する際は、以下の点に注意が必要です。

・外注先の選定：実績や専門性、提案内容などを総合的に評価し、最適な外注先を選ぶ

・綿密な事前打ち合わせ：設営内容や当日の運営について、外注先と綿密に打ち合わせを行う

・設営進捗の管理：設営の進捗状況を外注先任せにせず、定期的に確認・管理する

・当日の連絡体制の整備：当日のトラブルに備え、外注先との連絡体制を整備しておく

外注先とのパートナーシップを築き、綿密なコミュニケーションを図ることが、外注成功のカギとなります。

イベント会場設営を成功させるためのポイント

自社設営、外注いずれの場合でも、イベント会場設営を成功させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。

本章では事前準備、当日の運営管理、トラブル対応について解説します。

事前準備の重要性

イベント会場設営を成功させるには、入念な事前準備が不可欠です。

・設営計画の作成：会場レイアウト、設営スケジュール、必要機材などを詳細に計画する

・関係者との調整：会場担当者、出展者、外注先など、関係者との綿密な調整を行う

・設営マニュアルの準備：設営手順をマニュアル化し、関係者全員で共有する

・設営リハーサルの実施：本番を想定した設営リハーサルを行い、手順や動線を確認する

事前準備に十分な時間をかけることで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。

当日の運営管理のコツ

イベント当日は、会場設営の進捗管理と運営管理がポイントです。

・タイムスケジュールの管理：設営スケジュールに沿って進捗を管理し、遅れが出ないように調整する

・設営状況のチェック：設営状況を定期的にチェックし、不備や不足がないか確認する

・スタッフの配置と管理：各所にスタッフを適切に配置し、連携を取りながら運営する

・来場者の安全確保：来場者の導線を確保し、安全面に十分配慮しながら運営する

細かな変化にも臨機応変に対応しながら、全体の流れをコントロールすることが重要となります。

トラブル対応と連絡体制の整備

イベント当日のトラブルに備え、連絡体制の整備と対応マニュアルの用意が欠かせません。

・連絡体制の整備：運営スタッフ、会場担当者、外注先など、関係者間の連絡体制を整備する

・トラブル対応マニュアルの準備：想定されるトラブルとその対応方法をマニュアル化しておく

・スペアの機材・備品の用意：機材トラブルに備え、スペアの機材や備品を用意しておく

・保険の手配：万が一の事故に備え、イベント保険の手配を検討する

トラブル発生時にスムーズに対応できるよう、日頃から準備を怠らないことが重要です。

以上のポイントを押さえることで、自社設営、外注いずれの場合でも、イベント会場設営を成功へ導くことができるでしょう。

イベント会場設営は自社と外注、どちらを選ぶべきか

自社設営と外注、どちらを選ぶべきかは、イベントの目的や規模、予算、社内リソースなど、様々な要因を総合的に考慮して決定する必要があります。

自社設営は、コスト削減や社内ノウハウの蓄積、ブランドイメージの浸透などのメリットがある一方、準備の負担増や専門性の不足、機材の確保などのデメリットもあります。特に大規模なイベントや専門性の高い設営が求められる場合、自社設営では対応が難しいケースもあるでしょう。

外注は専門性の高い設営を任せられる点や、労力の削減、最新機材の利用などのメリットがある反面、コスト増やブランドイメージの反映の難しさ、コミュニケーションコストの増加などのデメリットもあります。外注する場合は、実績や専門性、提案内容などを総合的に評価し、最適な外注先を選定することが重要です。

いずれの場合でも、事前準備、当日の運営管理、トラブル対応などの点に注意を払い、関係者との綿密なコミュニケーションを図ることが、イベント会場設営の成功につながります。

また、自社設営と外注の両方のメリットを活かすために、設営の一部を外注するという選択肢もあります。たとえば、基本的な設営は自社で行い、照明や音響など専門性の高い部分は外注するといった方法です。

イベント会場設営に関して、専門的なアドバイスやサポートが必要な場合は、REIGETSUのようなイベント運営支援サービスの利用も検討してみましょう。REIGETSUは、豊富な実績と専門知識を持つスタッフが、イベントの目的や規模に合わせて最適な設営プランを提案します。機材の手配から当日の運営まで、ワンストップでサポートします。以下よりお気軽にご相談ください。